Codzienne funkcjonowanie wielu firm wymaga odpowiedniej przestrzeni użytkowej. Posiadanie własnych biur jest wciąż rzadko spotykane, a pozwolić sobie na taką opcję mogą tylko duże korporacje. Szczególnie utrudniony może być tu zakup powierzchni już na samym starcie działalności. Wydatek poniesiony na taką inwestycję zwraca się dopiero po latach, wcześniej stanowiąc znaczne obciążenie finansowe. Dlatego też najem biura jest powszechną praktyką stosowaną przez firmy. Jednak całokształt jego kosztów to złożona kwestia.
Cena zależy od rynkowej wartości nieruchomości i lokalizacji. Wielu firmom zależy na dogodnym umiejscowieniu, co podnosi często standard pracy. Poza odstępnym dla właściciela, zależnym od powyższych aspektów, cena najmu to też czynsz oraz opłaty za media, w tym zużycie prądu, nierzadko ogrzewanie budynku. Amortyzacja lokalu i sprzętu to kolejne potencjalne wydatki, tym razem pod postacią kosztów eksploatacyjnych. W wielu przypadkach nie są one wliczane i przedsiębiorca musi uiścić je dodatkowo.
Należy także pamiętać o tym, że najem powierzchni użytkowych objęty jest stawką VAT o wysokości 23%, co może wpłynąć na podniesienie ostatecznego kosztu. Jak widać cena powierzchni użytkowych składa się z wielu czynników, zależy także od miasta i regionu. Statystycznie najwięcej zapłacimy w Warszawie. Oferujący biura do wynajęcia w Katowicach i w innych mniejszych ośrodkach, takich jak Szczecin czy Rzeszów nie żądają już za nie tak wygórowanych stawek jak w stolicy.
